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Vous n’avez pas pu passer à côté de la tendance du flex office, très en vogue depuis quelques années dans les bureaux parisiens. S’il a le vent en poupe, des malentendus subsistent sur sa définition. Nombre de personnes confondent le flex office avec le travail flexible. Pourtant ces deux notions ne désignent pas la même chose. Si le flex office peut parfois rebuter certains salariés qui se sentent interchangeables, ce n’est pas le cas du travail flexible qui n’a pas d’impact négatif sur le bien-être des collaborateurs, ni sur l’environnement de travail. Voyons ensemble ce qu’est le flex office et pourquoi il est très différent du travail flexible.
Le flex office désigne l’absence de bureau attitré au sein d’un espace de travail. Si cette définition évoque les espaces de coworking et leurs bureaux nomades loués par des salariés indépendants, le flex office ne se limite plus à cette réalité.
Cette tendance de location de bureau est en plein essor et séduit aujourd’hui toutes sortes d’entreprises, du grand groupe bien installé dans ses locaux, à la start-up qui vient d’arriver sur le marché, en passant par les PME en quête de dynamisme.
Fini l’image du coworking comme simple lieu de rencontre pour freelances en manque de lien social !
De nombreuses entreprises engagées dans des baux commerciaux en 3-6-9 ont décidé de recourir à la sous-location d’une partie de leurs bureaux à la sortie du premier confinement (lié à la crise du COVID 19). L’adoption massive du télétravail à raison de 2 à 3 jours par semaine a en effet entraîné une diminution de l’espace de travail nécessaire aux salariés. Ne pouvant résilier leurs contrats, elles ont donc décidé de partager leurs locaux avec d’autres entreprises en recherche de bureaux privatifs dans Paris. L’espace des bureaux ayant été réduit, elles ont dû mettre en place un système de rotation entre les salariés. Le recours au flex office s’est alors imposé comme permettant de simplifier massivement les roulements entre salariés.
Des surfaces de travail plus petites et donc moins chères
Les différents confinements et l’adoption massive du télétravail par les entreprises qui en a découlé ont boosté l’essor du Flex Office. C’est particulièrement vrai dans les grandes villes comme Paris, car les entreprises y ont vu une opportunité de faire des économies.
En effet, depuis que le télétravail est entré dans les mœurs, les bureaux ont dû se réorganiser. Elles ont surtout compris qu’elles pouvaient réduire leurs charges grâce au télétravail. Si leurs salariés ne sont plus présents que deux à trois jours par semaine dans les locaux, il est en effet possible de réduire le nombre de postes de travail attitrés et donc de louer des surfaces plus petites et moins chères.
D’après une enquête nationale sur ce sujet d’actualité, menée auprès de 3 978 professionnels, 77 % des entreprises qui ont recours au flex office le font dans une logique de réduction de coût ce qui prouve bien que la principale motivation est d’ordre financier.
L’aménagement des bureaux en Flex Office à Paris s’accompagne donc d’une baisse drastique des dépenses, car le prix au mètre carré y est très élevé. De quoi s’offrir des bureaux de rêve dans les plus beaux arrondissements de Paris!
Une meilleure collaboration entre les services
Le flex office a aussi tendance à remettre de la souplesse dans l’organisation parfois figée d’une entreprise. Le fait d’avoir des bureaux attitrés limite en effet les interactions entre les différents services, car les salariés restent généralement entre eux au sein d’un même département. C’est d’autant plus vrai si l’entreprise compte plusieurs bureaux fermés. Dans ce cas, il n’est pas rare que les travailleurs restent en vase clos, ce qui peut nuire à la cohésion de l’ensemble du groupe. Le flex office permet alors d'opérer un décloisonnement des bureaux. Des salariés qui ne se connaissaient pas auparavant apprennent à se connaître et à échanger davantage.
Néanmoins, si elle permet de faire des économies et de fluidifier les liens entre services, la solution du flex office est loin de ne présenter que des avantages.
Une sous-évaluation fréquente du nombre de postes nécessaires
Le Flex Office suppose une organisation millimétrée pour éviter que les locaux se retrouvent régulièrement en sureffectif. Beaucoup d’entreprises expérimentent ce genre de problèmes en pensant que l’alternance entre salariés présents et salariés en télétravail est simple à gérer. C’est loin d’être toujours le cas !
D’autres facteurs, comme les emplois du temps qui peuvent parfois changer au dernier moment, ne sont pas suffisamment anticipés la plupart du temps. Résultat, les bureaux peuvent être vides certains jours et plein à craquer à d’autres moments. Bon courage au Chief Hapiness Manager pour créer de la bonne humeur dans ces conditions !
L’absence de bureaux attitrés : un facteur de stress pour les travailleurs.
Beaucoup de travailleurs ont le sentiment d’avoir perdu leurs repères avec ce nouveau mode de travail. Le fait de ne plus avoir de bureaux attitrés occasionne en effet du stress chez de nombreux salariés. De plus, le Flex Office entraîne généralement l’attribution d’un casier dans lequel les travailleurs peuvent stocker leurs effets personnels. Cette logistique à reproduire quasiment tous les jours n’est ni pratique ni confortable pour les salariés.
Flex office et bien-être au travail : deux notions qui ont du mal à cohabiter
Lorsqu’il est associé à une diminution du nombre de postes au sein des bureaux, le flex office nécessite un roulement entre salariés. Cela signifie que certains travailleurs se croiseront très rarement, voire jamais. Ce manque de lien peut être un frein au sentiment d’appartenance tant recherché par les entreprises. De nombreux salariés peuvent se sentir isolés et perdre rapidement toute motivation. Ils ont aussi le sentiment d’être interchangeables, car ils n’ont pas d’espace de travail propre.
À une époque où le bien-être au travail devient une priorité pour la plupart des organisations, le flex office suscite donc la controverse. Les chiffres avancés par la plateforme Deskeo vont dans ce sens. Seul un tiers des entreprises qui ont eu recours au flex office auraient tiré un bilan positif de cette expérience.
Les entreprises qui ont réussi leur transition au flex office sont généralement celles qui ont été raisonnables dans la diminution du nombre de postes. C’est le cas par exemple de la société Philips, qui a choisi de conserver 8 bureaux pour 10 salariés. Elle a pu réduire ses coûts d’environ 20 %, sans rien sacrifier au confort des salariés qui conservent 80 % de leur espace de travail.
D’autres entreprises ont testé le coworking mais ont finalement fait machine arrière. C’est le cas notamment du fournisseur d’énergie ekWater. Les économies réalisées n’ont pas pu faire oublier l’effet délétère du flex office sur ses salariés. Bien loin de favoriser les échanges entre collaborateurs, ekWater a observé que les travailleurs se disputaient les places le matin. Ils sont donc revenus en arrière pour retrouver un climat de travail apaisé.
Vous vous dites que le flex office n’est finalement pas fait pour vous ? Rassurez-vous, le flex office est généralement confondu avec la tendance du travail flexible, qui ne revêt pas tous ces inconvénients.
Le travail flexible désigne toutes les solutions qui voient le jour sur le marché du bureau depuis quelques années et qui permettent de faciliter la vie des entreprises. Plus que de « flex office », les entreprises sont aujourd’hui en attente de souplesse dans leurs contrats de location et de solutions clés en main. C’est particulièrement vrai pour les start-up qui ont rarement des salariés dévolus aux tâches administratives. Elles souhaitent donc se décharger autant que possible de cette logistique, car elles n’ont ni le temps de s’en occuper ni les compétences en interne.
Au cœur de cette notion de « travail flexible », le bureau opéré réalise une petite révolution dans le monde des bureaux. À mi-chemin entre l’esprit du coworking et les bureaux privatifs tels qu’on les connaît classiquement, la solution du bureau opéré s’adapte parfaitement aux nouvelles attentes des entreprises :
Des contrats de prestation de services flexibles
En optant pour le bureau opéré, les entreprises signent un abonnement qu’elles peuvent résilier à tout moment en respectant un préavis prévu dans le contrat. Elles ne sont donc pas obligées de s’engager pendant 3 ans minimum dans leurs locaux comme dans un bail commercial en 3-6-9. Idéal pour les start-up qui ont besoin de pouvoir adapter la taille de leurs bureaux à des besoins de recrutement qui évoluent très vite.
Des bureaux livrés tout équipés
Encore une fois, cette solution s’adapte parfaitement aux besoins des entreprises qui ne bénéficient pas de ressources en interne pour s’occuper des questions de logistiques et d’ameublement. Les start-up sont donc l’une des cibles privilégiées des bureaux opérés. Elles n’ont généralement ni le temps, ni les moyens, ni l’envie de s’occuper de ces questions.
Des services attractifs.
Généralement, le bureau opéré offre une solution clé en main dans un seul contrat de prestation incluant de nombreux services qui facilitent la vie des entreprises : service d’accueil, téléphonie, wifi et Internet haut débit, accès à des salles de réunion, ménage…
Certains contrats de service prévoient également une assistance administrative et comptable qui peut être particulièrement utile aux entreprises qui ont besoin d’accompagnement.
La solution des bureaux opérés participe également à l’amélioration des conditions de travail des salariés. Contrairement au flex office qui consiste simplement à réduire le nombre de postes de travail, le bureau opéré permet de penser le bureau autrement. Les bureaux privatifs loués par des entreprises en espace de coworking permettent aux travailleurs d’expérimenter différents espaces de travail dans la journée en fonction de leurs besoins. Ils ne sont pas contraints de rester dans l’open space et peuvent s’isoler dans un espace dédié aux appels téléphoniques ou dans des espaces plus calmes. Cette solution s’appelle le « desk sharing ».
Si le flex office peut être sujet à controverse en raison de son impact sur le bien-être des salariés, le travail flexible a pour sa part de beaux jours devant lui. La souplesse du contrat de prestation de services qui peut être résilié à tout moment est l’un des principaux atouts du bureau opéré. Il est aussi de plus en plus plébiscité pour les services qui peuvent être inclus dans les abonnements et qui offrent une plus-value non négligeable par rapport à des bureaux classiques.
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