Tout ce qu’il faut savoir sur les bureaux à partager

Réduction des coûts, flexibilité, opportunités de rencontres business… Découvrez les nombreux avantages des bureaux à partager !

Le bureau à partager se développe de plus en plus dans les grandes métropoles comme Paris. Et pour cause ! La possibilité de sous-louer des bureaux a sonné comme une délivrance pour de nombreuses entreprises pendant la crise de la COVID-19. Engagées dans des baux commerciaux en 3-6-9, ces sociétés ont connu des locaux vides durant des mois…  tout en continuant à débourser des loyers mensuels très élevés ! Maintenant que la crise est passée, les espaces de travail ne ressemblent plus à ce qu’ils étaient auparavant. 

Terminé le 100% présentiel, le travail hybride règne aujourd’hui en maître et le télétravail change la donne pour les entreprises. Il a permis de développer le marché de la sous-location, et donc des bureaux partagés. Il faut dire que le partage de bureaux ne manque pas d’atouts : réduction des coûts, flexibilité, opportunités de rencontres business… Découvrez les nombreux avantages des bureaux à partager !

À quoi ressemble le bureau à partager aujourd'hui ? Définition

Lorsqu’on pense aux bureaux à partager, on imagine souvent des postes de travail loués à l’heure par des indépendants. Pourtant, même dans les espaces de coworking, cette réalité est très minoritaire. En réalité, on trouve trois grandes tendances en matière de bureau partagé depuis quelques années :

Des entreprises qui se partagent un même bureau en alternant les jours ou différentes plages horaires.
Cette solution s’adapte parfaitement aux entreprises qui pratiquent le travail hybride et donc le télétravail à temps partiel. Elle permet surtout de réaliser de belles économies de loyers. Autant dire que les entreprises qui louent des bureaux à Paris, au cœur de notre (très) chère capitale, apprécient !

Des entreprises qui se partagent des bureaux et bénéficient d’un espace de travail fermé pour leurs salariés.
Cette tendance s’est beaucoup développée dans les espaces de coworking. Chaque entreprise dispose alors d’un espace de travail totalement privatisé ;

Des sociétés engagées dans des baux en 3-6-9 qui souhaitent se délester d’une partie de leurs bureaux pour réduire leurs charges.
C’est généralement le cas des entreprises qui ont développé le télétravail en interne. Elles ont alors recours à de la sous-location de bureau.

À qui s’adresse la sous-location de bureaux ?

Les start-up, les PME, mais aussi les filiales de grandes entreprises sont des cibles privilégiées, car elles sont en quête de flexibilité. Elles ont besoin d’être rapidement opérationnelles dans leurs locaux et n’ont pas le temps ni forcément les ressources en interne pour s’en occuper dans les moindres détails. 

En plus d’être peu flexible, le bail commercial en 3-6-9 suppose en effet un investissement en temps et en argent souvent conséquent. Il faut aménager et équiper les locaux, mais il faut aussi s’occuper de toute la partie administrative. Cela demande du temps et représente un coût important qui dissuadent de plus en plus d’entreprises.

La sous-location de bureau est un arrangement dans lequel une entreprise ou un particulier qui loue un espace de travail décide de le louer à une autre entreprise. La société qui sous-loue les locaux peut choisir de sous-louer tout ou partie de son espace de travail, ce qui permet une certaine souplesse. Bien sûr, pas de sous-location sans contrat ! Celui-ci précise les termes et conditions de la sous-location, dont le loyer à payer, la durée du bail, les responsabilités en matière d'entretien et d'autres clauses facultatives. 

La sous-location de bureau offre des avantages aux deux parties, car le sous-locataire peut bénéficier d'un espace de bureau à un coût potentiellement inférieur. Le détenteur du bail commercial, quant à lui, peut réduire ses charges grâce aux revenus issus de la sous-location de l'espace inutilisé.

Quels sont les avantages des bureaux partagés   ?

Des réductions de coûts

Pour l’entreprise qui a recours à de la sous-location, cet aspect est souvent déterminant. Les jeunes start-up qui ont un budget limité les envisagent comme une manière de réduire leurs charges. 

La sous-location permet en effet d’accueillir plusieurs entreprises au sein des locaux. À la clé, chaque entreprise réalise de belles économies. Entre les dépenses liées au loyer, aux services, à l'entretien et aux équipements, cela permet une véritable rationalisation des coûts. 

Lorsque les entreprises travaillent dans des domaines proches, il y a même possibilité de mutualiser des abonnements à des logiciels souvent coûteux. Des fintechs ou des entreprises spécialisées dans le marketing digital peuvent réaliser de belles économies en procédant ainsi. C’est un avantage qui pèse souvent dans la balance.

Un contrat plus flexible

Tout comme le contrat de prestation de services (sur lequel on reviendra), la sous-location offre beaucoup de flexibilité pour l’entreprise qui y a recours. Elle permet en effet de contourner les règles du bail commercial en 3-6-9, dont la rigidité peut faire peur à certaines entreprises. La plupart des start-up, par exemple, ne savent pas du tout à quoi ressembleront leurs effectifs dans 3 ans. Avec la sous-location, les structures n’ont plus la sensation d’être mariées (pour le meilleur et pour le pire…) avec leur espace de travail.

Ce contrat est par définition plus court et plus adaptable aux besoins changeants de l'entreprise. En effet, sa durée ne peut excéder 36 mois, soit la durée d’un bail commercial en 3-6-9. C’est assez logique puisque l’avantage de la sous-location réside justement dans des temps d’engagement réduits. Cela permet à l’entreprise qui sous-loue les locaux de s'adapter rapidement aux fluctuations de l'activité, de réduire les risques financiers et de bénéficier d'une plus grande liberté de mouvement. Autant de paramètres qui rassurent les entreprises qui ont du mal à se projeter à court et moyen terme.

Des bureaux livrés clés en main

Comme l’entreprise détentrice du bail occupe déjà une partie des locaux, les bureaux à partager sont livrés tout équipés, aménagés la plupart du temps et dotés de postes de travail opérationnels. L’entreprise qui sous-loue ne perd pas de temps dans le démarrage de son activité. L'accès à des infrastructures, à du mobilier de bureau, à l'Internet haut débit, à une salle de réunion et à d’autres équipements partagés sont des avantages indéniables.

Des lieux propices aux rencontres business

La sous-location est un bon moyen de se constituer un réseau solide, surtout lorsque l’entreprise n’est pas encore très implantée dans son secteur d’activité. Travailler dans un environnement partagé peut donner lieu à des rencontres porteuses en termes de business. 

Entre l’échange de bonnes pratiques, la possibilité de créer des synergies et l’opportunité de trouver de nouveaux clients, ces nouveaux bureaux fourmillent de potentialités !

La souplesse géographique 

Sous-louer des bureaux peut permettre au sous-locataire d'accéder à des emplacements stratégiques ou à des quartiers d'affaires recherchés, sans avoir à assumer les coûts élevés associés à la location directe.  

En effet, en plus de bénéficier de locaux généralement totalement équipés, l’entreprise qui sous-loue un bureau à partager a interdiction de surenchérir sur le prix du loyer. Elle ne peut pas demander un loyer supérieur au loyer indiqué sur son bail commercial. Le recours aux bureaux partagés à Paris notamment permet donc aux entreprises de s'implanter dans les meilleurs quartiers au meilleur prix.

Néanmoins, la sous-location n’est pas toujours la meilleure solution en matière de bureaux partagés. D’autres contrats s’adaptent mieux aux besoins de flexibilité des entreprises d’aujourd’hui. Le bureau opéré, encore plus flexible et clé en main que la sous-location séduit de plus en plus.

Sous-location de bureau ou bureau opéré : comment choisir ?
 

Un cadre législatif différent
 

C’est avant tout la forme du contrat qui diffère. Un contrat de sous-location ressemble à un bail classique, puisqu’il est directement affilié à un bail commercial en 3-6-9. Il est néanmoins plus flexible puisque l’entreprise est nécessairement engagée pour une durée inférieure à 3 ans.

La location en bureau opéré quant à elle, donne systématiquement lieu à la signature d’un contrat de prestation de service. Ce contrat lie l’entreprise à la structure qui l’accueille dans ses locaux. Il peut être signé pour une durée déterminée ou pour une durée indéterminée, ce qui laisse davantage de flexibilité encore que la sous-location.
 

Le contrat de prestation de service : un contrat moins précaire que le bail de sous-location
 

Lorsqu’une entreprise sous-loue une partie de ses locaux, elle occupe généralement déjà cet espace. Cela signifie que les bureaux sont prêts à l’emploi. Les postes de travail disposent donc des éléments indispensables à leur bon fonctionnement. Nul besoin de s’occuper de l’abonnement wifi, des prestataires pour le ménage et l’entretien des locaux, des équipements divers (mobilier, chaises de bureaux, paperboards…), etc.

Néanmoins, en sous-louant les locaux, l’entreprise sait qu’elle s’engage pour une durée déterminée qui ne pourra être renouvelée au-delà de 36 mois. C’est donc un contrat assez précaire qui ne permet pas de se projeter sur le long terme.

Le bureau opéré va permettre d’avoir accès à un aspect serviciel encore plus poussé, tout en bénéficiant d’un contrat plus flexible. En effet, le contrat de prestation de services peut être conclu à durée déterminée ou à durée indéterminée. 

Dans le second cas, l’entreprise peut véritablement se projeter sur le long terme mais ce n’est pas le seul atout. Elle peut adapter la taille de ses locaux à la hausse comme à la baisse en fonction de ses besoins de recrutement. 

Ces contrats sont généralement signés au sein de vastes espaces de coworking, il est donc facile d’agrandir la superficie de ses bureaux en privatisant de nouvelles salles de travail si nécessaires.

Pour ces différentes raisons, il est parfois plus judicieux de se tourner vers un contrat de prestation de services. L’entreprise pourra alors se tourner vers des espaces de coworking qui proposent ce type de contrat, comme WeWork ou Morning.

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