Le guide pour tout savoir sur le coworking à Paris

• Une brève histoire du coworking
• Avantages du coworking à Paris
• Les différents types d'espaces de coworking
• Le coworking et la location de bureaux privés
• Le coworking, la solution idéale pour les start-up
• Le contrat de prestation dans le cadre du coworking
• Aménager ses bureaux en coworking
• L'organisation de travail en coworking
• Coworking et services à la carte
• (Cyber) Sécurité et Coworking
• Prix des espaces de coworking à Paris
• Comment trouver un bureau en coworking à Paris
• Louer un espace de coworking à Paris

Milieu des années 90 : les bureaux se réinventent à Berlin

En 1995, le C-base ouvre ses portes à Berlin et marque la naissance d'une nouvelle façon de penser les bureaux. Ce « hackerspace » est à l'origine un lieu de partage, visant à mettre en commun les connaissances relatives aux logiciels informatiques. Mais cet espace n'a pas encore de nom officiel. Bernie de Koven, un créateur de jeu et écrivain américain, décide de conceptualiser ce nouveau mode de travail et lui donne le nom de « coworking » en 1999.

Années 2000 : la Silicon Valley amplifie la tendance du coworking

Le premier espace de coworking américain voit officiellement le jour en 2005, à San Francisco. Même si le concept est né en Europe, c'est à ce moment-là que le coworking va véritablement prendre son essor. Ce nouveau mode de travail rompt avec le caractère austère des bureaux cloisonnés et devient rapidement très populaire. Son succès gagne ensuite le monde entier, dont la France. En 2008, l'association Silicon Sentier crée « la cantine », le premier espace de coworking français. La tendance du coworking est lancée.

Définition du coworking aujourd'hui

À la base, le coworking signifie le fait de “travailler ensemble”. Il désigne donc un mode de travail collaboratif et ouvert à la co-création. Aujourd'hui, le coworking désigne essentiellement un mode d'organisation. Des travailleurs très différents peuvent être réunis dans un même espace de travail. Des entreprises peuvent être amenées à côtoyer des freelances et des travailleurs indépendants. Mais cette définition évolue et intègre aussi la possibilité de créer des espaces séparés pour les entreprises qui souhaitent bénéficier de leurs propres bureaux.

Une entreprise qui cherche des bureaux trouvera de nombreux avantages à louer des espaces de coworking à Paris :

• Mutualisation des charges. Une entreprise peut tout à fait s'associer avec d'autres entreprises ou même des travailleurs indépendants pour diminuer ses coûts. Cela permet de louer une surface plus grande (donc plus abordable au prix au mètre carré) et de réduire les charges ;
• Espaces tout-équipés. L'abonnement à un espace de coworking offre tous les services que les entreprises peuvent espérer. Elles bénéficient de l'accès à Internet haut débit, peuvent réserver des salles de réunion quand elles le souhaitent et profitent d'autres services compris dans leur contrat de prestation.
• Diversité des espaces de travail. Les entreprises peuvent choisir la formule qui correspond le mieux à leur organisation. Certaines préfèreront des bureaux fermés pour permettre à leurs salariés de se retrouver dans un même espace. Des entreprises plus petites ou au budget plus restreint, préfèreront louer quelques bureaux au sein d'un open space.
• Flexibilité. Enfin, rien n'est gravé dans le marbre lorsqu'on loue un bureau en espace de coworking. Les abonnements sont sans engagement et l'entreprise peut facilement changer de formule si elle le souhaite. Elle peut aussi ajuster aisément la taille de ses bureaux en fonction de ses besoins. Ce peut être le cas si elle souhaite rapidement recruter.

Le mot « coworking » est un terme générique qui peut prendre différentes formes :

Le bureau privé de coworking pour les entreprises et start-up

Quand on pense au coworking, on pense parfois à des espaces de travail dans lesquels se retrouvent essentiellement des professionnels indépendants. Cela ne correspond pas vraiment à la réalité car 80 % des espaces de coworking sont consacrés à des bureaux privés ou des espaces indépendants.

Ces surfaces peuvent être privatisées pour permettre à une entreprise d'avoir son propre open-space par exemple. Cette formule est idéale pour les entreprises qui n'ont pas de bureaux, mais souhaitent réunir leurs salariés dans Paris.

Les espaces pour les freelances et les très petites entreprises

Ce sont des espaces collectifs et flexibles. Aucune place n'est attribuée dans l'open-space et chacun est amené à côtoyer des personnes issues d'entreprises différentes. Il est parfois possible d'accéder à une salle de réunion sur demande.

Les bureaux dédiés pour plus d'intimité

Certaines formules prévoient la possibilité de louer des bureaux dédiés. Cela permet aux travailleurs indépendants d'avoir plus d'intimité au sein de l'open-space. Avoir un poste attitré plaira à ceux qui souhaitent s'engager sur du long terme en espace de coworking.

La location de bureaux privatifs en espace de coworking se rapproche d'une location classique puisqu'elle permet à une entreprise de privatiser intégralement une ou plusieurs salles de coworking. L'avantage par rapport à un contrat de location traditionnel réside dans la flexibilité offerte par ce mode de location.

Lorsqu'une entreprise loue des bureaux en baux classiques, elle s'engage dans un cadre parfois trop rigide pour elle. Ce bail commercial appelé plus communément “bail 3-6-9”, engage l'entreprise qui loue les locaux sur une période minimale de 3 ans. Or, toutes les entreprises ne sont pas en mesure de se projeter sur une durée de 3 ans minimum et ont besoin de davantage de souplesse. La location de bureau privatif en coworking à Paris permet donc de s'engager sur des périodes plus courtes, tout en bénéficiant de bureaux individuels.

Une start-up a vocation à connaître une croissance rapide et peut très vite se sentir à l'étroit dans ses locaux si elle doit recruter en urgence de nouvelles personnes.

Pour s'adapter à cette nouvelle manière d'envisager le travail, la location de bureaux privés ou de bureaux partagés devient une solution de plus en plus prisée (voire indispensable).

Des espaces flexibles qui s'adaptent aux besoins de l'entreprise

Contrairement aux bureaux classiques qui ont une capacité d'accueil limitée, ce sont des espaces flexibles. L'entreprise qui y a recours peut ainsi rapidement accroître sa capacité d'accueil si elle le souhaite. L'espace de coworking permet aussi d'apporter une dimension communautaire et de créer des synergies entre entreprises. Une société qui vient de se lancer peut rapidement développer son réseau grâce à la diversité de profils présents en espace de coworking.

Une solution clé en main qui permet de gagner en tranquillité d'esprit

Lorsqu'une entreprise s'engage dans un bail commercial classique, l'installation du matériel de bureaux est intégralement à sa charge. Cela prend du temps et représente un coût certain pour l'entreprise. Une start-up qui décide de louer des bureaux privés en espace de coworking n'a plus qu'à poser ses valises. L'espace de coworking prend en charge l'ensemble des services dont a besoin l'entreprise. C'est donc la solution idéale pour les start-up.

Une location au sein d'un espace de coworking implique toujours la signature d'un contrat de location de coworking. Celui-ci permet de protéger les cocontractants et de mettre par écrit les règles que chaque partie doit respecter.

Ce contrat d'abonnement doit faire figurer un certain nombre d'éléments :

• La durée du contrat de coworking : le contrat de prestation peut être à durée déterminée ou à durée indéterminée, ce qui peut modifier le délai de préavis (de 1 à 3 mois suivant les cas) ;
• La liste des prestations fournies : bureau fixe et/ou nomade, cuisine, salle de réunion…;
• Les conditions tarifaires : prix, échéances, dépôt de garantie, pénalité en cas de retard de paiement… ;
• Les autres dispositions de la réglementation en coworking : assurances, règles de bonne conduite, règles à appliquer en cas de force majeure ou en cas de litiges.

Enfin, la durée de l'abonnement est extrêmement variable. Certains contrats sont signés pour une heure quand d'autres peuvent engager les signataires sur plusieurs mois. Il s'agit donc de contrats extrêmement flexibles, ce qui est toujours rassurant pour une jeune entreprise.

Il est possible d'aménager ses bureaux en espace de coworking, mais il faut s'assurer au préalable que ses locaux s'y prêtent. Voici ce qu'attendent en priorité les entreprises lorsqu'elles louent des bureaux équipés à Paris :

• Une bonne acoustique : les salles aménagées doivent être silencieuses pour la concentration des travailleurs. Au besoin, il est toujours possible de poser des cloisons acoustiques modulables ;
• Un poste de travail opérationnel : connexion haut débit, nombreuses prises, fauteuils de bureau, vidéoprojecteur, paperboard sont grandement appréciés ;
• Une décoration qui reflète l'identité et les valeurs de l'entreprise. Il est important que l'entreprise qui posera ses valises se sente à l'aise dans les locaux. Une décoration aux couleurs de la marque de la société est donc un élément qui peut faire mouche.

Une plateforme de coworking n'est pas nécessairement ouverte. La configuration des bureaux doit être pensée en fonction de l'organisation d'une entreprise et des besoins de ses salariés. La plupart privilégieront des espaces ouverts qui facilitent les échanges et la collaboration. Mais certains salariés apprécieront de pouvoir s'isoler dans des bureaux individuels dans lesquels il est plus facile de se concentrer.

En dehors des bureaux privés, le coworking suppose de cohabiter avec d'autres entreprises ou indépendants. Il est donc préférable d'organiser à l'avance son planning pour être sûr d'avoir toujours une salle de réunion libre. Réserver un ou plusieurs créneaux fixes par semaine est par exemple un bon moyen d'organiser le travail en coworking.

Les attentes en matière de services offerts diffèrent en fonction des besoins de chaque entreprise. Louer des bureaux en coworking permet donc de choisir ces services à la carte. Le bénéfice pour l'entreprise est que tout est inclus en un seul contrat. C'est un gain de temps et d'énergie certain pour une entreprise. Non seulement, le dirigeant de l'entreprise évite de passer du temps à faire appel à différents prestataires, mais en plus, il n'a qu'un seul règlement pour tous les services dont l'entreprise dispose.

Voici les demandes les plus courantes :

• Vidéoprojecteur et paperboard à disposition dans les salles de réunion ;
• Espace de restauration tout équipé (frigo, micro-ondes, foodtruck…) ;
• Espace détente (fauteuils, café, jeux…) ;
• Service de téléphonie ;
• Services annexes (accueil, salle de sport, ménage, pressing…).

Un espace de coworking est soumis à la législation relative aux ERT (Espace Recevant des Travailleurs). Il est dans l'obligation de mettre à disposition des locaux qui respectent certaines dispositions réglementaires :

• Accessibilité des bâtiments aux personnes handicapées ;
• Mise en conformité des installations électriques et des voies de secours ;
• Respect des normes en matière de sécurité incendie.

La cybersécurité est aussi un sujet prioritaire pour les entreprises qui travaillent en coworking. C'est particulièrement vrai pour les entreprises qui innovent dans des secteurs de pointe (fintech, greentech, biotech, proptech…). Les espaces de coworking sont particulièrement sensibilisés aux risques de cyberattaques, car leur responsabilité peut être directement engagée en cas de problème. Chaque entreprise dispose de réseaux privés en espace de coworking. Cela permet une plus grande confidentialité des données.

Avant de louer des espaces de coworking parisiens, il faut bien connaître le tarif de coworking et les services associés. Les prix dépendent de nombreux critères :

• La localisation. Des bureaux situés près de la Gare Saint-Lazare seront plus chers à la location que des locaux plus excentrés ;
• Les prestations et services. Certains espaces de coworking proposent des options supplémentaires. L'accès à une salle de sport ou la possibilité de louer des salles de conférence par exemple sont des atouts non négligeables ;
• Les autres options à la carte. Plusieurs sociétés de coworking proposent des services additionnels comme du soutien administratif ou comptable. Ils peuvent être très utiles car ils représentent un gain de temps pour le CEO mais aussi une prise en charge des besoins administratifs à la carte.

Bien prioriser ses besoins en amont est une bonne technique pour bénéficier d'espaces de travail pas chers à Paris. Cela permet de limiter les options qui peuvent être coûteuses. Il est également possible de négocier les tarifs d'un espace de coworking en fonction de la durée de location. Plus cette dernière est longue, plus la marge de négociation est importante.

De nombreux sites internet répertorient les bureaux en coworking disponibles à Paris. Les annonces permettent de se faire une idée exhaustive de ces locaux. Pour les entreprises qui souhaitent louer des bureaux privés, les informations les plus importantes sont accessibles en quelques clics :

• Adresse du bien ;
• Surface des bureaux et capacité d'accueil ;
• Prestations et services (fibre, cuisine, espace détente, salles de réunion, ménage…) ;
• Conditions du contrat (dépôt de garantie, durée d'engagement, durée de préavis).

Si l'entreprise est séduite, elle peut envoyer un message au gestionnaire directement sur le site via un formulaire de contact.

Il existe des centaines d'espaces de coworking à Paris, mais certains se démarquent plus que d'autres en raison de la qualité des prestations offertes. Voici une liste d'espaces de coworking qui devraient vous plaire :